Bien archiver ses emails IMAP sous Outlook

On voit trop souvent des boîtes mails IMAP de 20Go et plus, hors Outlook a dépassé ses limites depuis bien longtemps qu’on estime entre 8 et 12Go suivant la structure de rangement.

La hiérarchisation

Tous les emails rentrent dans Inbox, qui se traduit par Boîte de réception sous Outlook.

La première chose à faire est de créer des dossiers de rangement du style :

  • A traiter
  • Clients
  • Partenaires

Et dans chaque dossier créer autant de sous dossiers que besoin.

Le but de cette première étape est d’alléger au maximum le contenu des emails dans la Boîte de Réception. Plus elle sera allégée et plus votre outlook s’en portera mieux. n’hésitez donc pas à créer un dossier « old » et y glisser tous les emails à conserver après une durée de 1 an par exemple.

Les spams et la Corbeille

Sur nos serveurs de mails, la suppression se fait automatiquement, donc vous n’avez aucune règle à effectuer de ce côté, déjà ça 🙂

L’archivage

Dans mon exemple, j’ai créé un espace de stockage : Z, sur une baie de stockage hors de mon ordinateur.
Ne pas perdre à l’esprit qu’un compte IMAP est fait pour conserver les emails côté serveur, si vous perdez votre ordinateur vous retrouverez tous vos petits dans l’état où vous les avez laissés. Si vous activez l’archivage, dans ce cas une partie des emails se retrouvera sur votre ordinateur sous forme d’un fichier .pst et donc plus visible dans votre Webmail. Aussi pensez à bien le sauvegarder si vous le créez sur votre ordinateur de travail (oneDrive, DropBox, RD Atempo, …)

J’ai donc créé dans mon Outlook un dossier RD clients avec des dizaines de sous dossiers portant le nom de mes clients. Dépassé un an ou plus, cela ne sert à rien de les conserver sur mon compte IMAP, autant les archiver.

Pour ce, cliquer sur le dossier à archiver avec le bouton droit de la souris : Propriétés > Archivage Automatique

Puis cliquez sur « Paramètres d’archivage par défaut ».

A savoir, vous pouvez créer autant d’archives que de dossier (cf. Déplacer les anciens éléments vers : ») mais je vous le déconseille car à chaque fois ça recrée une structure archive dans Outlook grâce à la fonction « Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers ».
Pour le reste, c’est assez explicite …

Une fois vos préférences renseignées, cliquer sur le bouton « Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant » afin que tous les sous dossiers héritent de la synchronisation du dossier principal.

Le tour est joué … regardez votre fichier pst se populer et le poids de votre Imap réduire comme peau de chagrin 🙂

Retour en arrière

Les emails stockés en archive sont ré intégrables d’un simple « cliqué glissé » dans le dossier de votre choix et seront de nouveau accessibles dans le Webmail.

NB : j’espère que ce petit tuto vous fera gagner du temps et surtout beaucoup d’espace …

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Bien comprendre l’usage des emails

L’utilisation des emails est devenue un facteur de productivité indéniable depuis quelques années, et quand on ne peut pas envoyer ou recevoir ses emails, on se rend compte à quel point ils sont devenus importants dans notre vie de tous les jours.

Alors, nous avons compilé quelques règles de bonne conduite qui vous permettront de ne pas être gênés dans l’envoi de vos emails.

Le bannissement, aussi appelé « tarpit »

Pourquoi ?

Afin de garder un service de mail le plus disponible possible, nous mettons en place quotidiennement des règles de protection contre les attaques et les serveurs de Spam.

Si trop d’erreurs se produisent, notre serveur va automatiquement bloquer votre adresse IP pendant 30 minutes.

Comment cela s’active ?

En premier lieu, quelle peut être la cause du bannissement  (99% des cas) ?

  • Vous utilisez un compte avec un mot de passe faux
  • Vous envoyez trop d’emails faux (via une mailing-list par exemple)
  • Vous êtes infecté (trojan) et envoyez des milliers de mails sans le savoir
  • Votre compte est exploité par quelqu’un de mal intentionné et envoie des spams à votre insu
  • Vous ou un usurpateur se connecte plus de 5 fois / minute à votre compte email

Comment s’en prémunir ?

  • Utiliser un anti virus à jour sur votre ordinateur, on ne le répétera jamais assez ^^
  • Utiliser le webmail en mode sécurisé (https)
  • Configurer son compte email en mode authentifié et avec le protocole ssl !
  • Ne pas ouvrir de fichiers joints suspicieux ou d’expédieteurs inconnus !!!

Les règles d’or en messagerie

Choisir un mot de passe conséquent, avec des lettres (minuscules et majuscules), des chiffres et des caractères spéciaux, ex : Toto-lapin47?M

A l’étranger et dans les lieux publics, utiliser obligatoirement les connexions sécurisées (ssl). A mettre également en place pour les postes nomades (portables, tablettes, …). Pour vous simplifier la vie, nous avons sécurisé le webmail : https://mail.rd-cassis.net. De plus, grâce au webmail, vous n’êtes plus affranchi par le smtp du lieu où vous vous trouvez, et l’initialisation de la connexion ne peut pas être « sniffée » pour récupérer vos identifiants.

Toujours avoir un anti virus et anti trojan à jour.

Trier et faire du ménage fréquemment. S’imposer un mode de rangement est la base de la messagerie, et faire du nettoyage une fois par mois n’est pas du luxe. A quoi bon conserver des emails de 5 ans ou du spam ?

Utiliser un second email (google, outlook, …) pour l’inscription à des forums, jeux, … et pas votre email personnel. Une fois votre email récupéré il est souvent très compliqué de sortir des mailing list de certains collecteurs sans scrupules.

Les backups

  • POP3 : sous Outlook sauvegardez fréquemment le dossier PST lié à votre compte. Sous ce protocole tous les emails sont stockés sur votre ordinateur.
  • IMAP : tout est stocké côté serveur mais cela n’empêche pas de réaliser également des backups. Pour ce vous n’avez qu’à déplacer vos emails dans le dossier de backup de votre choix sur votre ordinateur. A tout moment vous pouvez les ré intégrer dans votre logiciel de messagerie préféré.
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