Bien archiver ses emails IMAP sous Outlook

On voit trop souvent des boîtes mails IMAP de 20Go et plus, hors Outlook a dépassé ses limites depuis bien longtemps qu’on estime entre 8 et 12Go suivant la structure de rangement.

La hiérarchisation

Tous les emails rentrent dans Inbox, qui se traduit par Boîte de réception sous Outlook.

La première chose à faire est de créer des dossiers de rangement du style :

  • A traiter
  • Clients
  • Partenaires

Et dans chaque dossier créer autant de sous dossiers que besoin.

Le but de cette première étape est d’alléger au maximum le contenu des emails dans la Boîte de Réception. Plus elle sera allégée et plus votre outlook s’en portera mieux. n’hésitez donc pas à créer un dossier « old » et y glisser tous les emails à conserver après une durée de 1 an par exemple.

Les spams et la Corbeille

Sur nos serveurs de mails, la suppression se fait automatiquement, donc vous n’avez aucune règle à effectuer de ce côté, déjà ça 🙂

L’archivage

Dans mon exemple, j’ai créé un espace de stockage : Z, sur une baie de stockage hors de mon ordinateur.
Ne pas perdre à l’esprit qu’un compte IMAP est fait pour conserver les emails côté serveur, si vous perdez votre ordinateur vous retrouverez tous vos petits dans l’état où vous les avez laissés. Si vous activez l’archivage, dans ce cas une partie des emails se retrouvera sur votre ordinateur sous forme d’un fichier .pst et donc plus visible dans votre Webmail. Aussi pensez à bien le sauvegarder si vous le créez sur votre ordinateur de travail (oneDrive, DropBox, RD Atempo, …)

J’ai donc créé dans mon Outlook un dossier RD clients avec des dizaines de sous dossiers portant le nom de mes clients. Dépassé un an ou plus, cela ne sert à rien de les conserver sur mon compte IMAP, autant les archiver.

Pour ce, cliquer sur le dossier à archiver avec le bouton droit de la souris : Propriétés > Archivage Automatique

Puis cliquez sur « Paramètres d’archivage par défaut ».

A savoir, vous pouvez créer autant d’archives que de dossier (cf. Déplacer les anciens éléments vers : ») mais je vous le déconseille car à chaque fois ça recrée une structure archive dans Outlook grâce à la fonction « Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers ».
Pour le reste, c’est assez explicite …

Une fois vos préférences renseignées, cliquer sur le bouton « Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant » afin que tous les sous dossiers héritent de la synchronisation du dossier principal.

Le tour est joué … regardez votre fichier pst se populer et le poids de votre Imap réduire comme peau de chagrin 🙂

Retour en arrière

Les emails stockés en archive sont ré intégrables d’un simple « cliqué glissé » dans le dossier de votre choix et seront de nouveau accessibles dans le Webmail.

NB : j’espère que ce petit tuto vous fera gagner du temps et surtout beaucoup d’espace …

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Activer Windows Search pour le WebClient

Voici une astuce afin d’accélérer le processus de recherche dans le Webmail.

Installer Windows Search

Ajout rôles et fonctionnalités > Fonctionnalités > Cocher Service de Recherche Windows.

mySQL

Il faut créer une nouvelle base mySQL en UTF8 puis migrer le contenu actuel :
Outils > Migration bases de données > WebClient

! Cela peut prendre de plusieurs heures à plusieurs jours selon le nombre de comptes, environ 2h pour 1000 comptes.

Icewarp

Aller dans :
Email > Général > Avancé > Service Indexation à ‘Recherche Windows’ et cliquer sur le bouton ‘Configurer automatiquement la recherche Windows’

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Optimisations Merak

Comptes IMAP

Tous les emails rentrent dans /inbox, et il n’est pas bon de laisser des milliers d’emails dans ce dossier qui est fréquemment synchronisé. Donc penser à créer un sous dossier et à y déplacer tous vos anciens mails !

Optimisation logicielles

Anti virus

Vérifier l’anti-virus du poste. Si tous les messages viennent du serveur IceWarp, il est possible de supprimer le contrôle des messages entrants qui ont déjà été contrôlés par le serveur.

Icewarp

Dans la console -> Fichier -> Console API :
c_system_services_smallfilescache_size = 128000000 (mettre 128 mo à la place de zéro) Ceci permet de mettre en cache les fichiers inférieurs à 3 Mo
c_mail_imap_idledisable = vrai (à la place de faux)

Dans la console menu Web -> site Default -> onglet Paramètres : décocher « Maintenir les cnx ouvertes »

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Message retourné : Trop de bonds

retour d’un email envoyé avec trop de bons :

Si on fait un traceroute vers le serveur de destination à partir du serveur on voit que l’on a bien moins que 20 bonds.

Solution : cherchez du côté des zones DNS si le domaine n’est pas enregistré en MX sur le mauvais serveur.

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Changer d’IP de sortie SMTP

Le service SMTP définit les ports d’écoute ainsi que l’IP et non l’IP d’émission.

Soit pour chaque domaine vous pouvez fixer une IP, sinon lancer une commande via tool afin de changer toutes les IP d’envoi des domaines :

 

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Outlook lance une indexation indésirable

Souci de ré indexation, voici quelques pistes :

http://answers.microsoft.com/fr-fr/office/forum/office_2010-outlook/lorsque-je-fais-une-recherche-une-fen%C3%AAtre/7e499b2a-6c5a-4ce1-9fd7-8360d853dc26

http://answers.microsoft.com/en-us/office/forum/office_2010-outlook/outlook-2010-never-completes-indexing/37e1b539-7ec8-4fb3-9cb6-58858db18eb8?db=5&auth=1

Après la création du nouveau compte IMAP dans Outlook, le contenu du nouveau PST correspondant est automatiquement indexé par le composant Windows Search du PC.

Il s’agit d’un fonctionnement propre à Windows et non du serveur de mails.

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Webmail > Firefox, pièces jointes out of memory

IceWarp toutes versions –

Lorsque le Client Web est utilisé avec le navigateur Mozilla FireFox, il arrive que les pièces jointes en pdf  envoyées dans un message ne soient pas lues par certains clients de messagerie destinataire (en particulier le webmail Orange).

Ceci est dû à FireFox qui définit incorrectement le format du fichier pdf.
Dans le fichier texte du message, on trouve des insertions de ce type :
Content-Type: video/x-flv; name= »151213_Pose.pdf »; charset= »UTF-8″;
ou
Content-Type: application/x-octet-stream; name= »151213_Pose.pdf »; charset= »UTF-8″;
alors qu’il devrait y avoir :
Content-Type: application/pdf; name= »151213_Pose.pdf »; charset= »UTF-8″;

Correction
Il faut modifier la configuration de FireFox (informations données pour une version 42.0)
– Aller dans Aide -> Informations de dépannage -> Paramètres de base de l’application -> Dossier de profil -> Ouvrir le dossier correspondant
Fermer toutes les instances de FireFox
– Dans le répertoire qui s’est ouvert, rechercher et ouvrir le fichier mimetypes.rdf comme un fichier texte
– rechercher les instances de : fileExtensions= »pdf »
– dans la ligne (ou quelques lignes) au dessus, modifier la chaîne « urn:mimetype:… » en mettant « urn:mimetype:application/pdf »
– Sauvegarder le fichier et redémarrer FireFox

Dans Options -> Applications on doit trouver la ligne « Portable Document Format (PDF) »
Ce fichier (mimetypes.pdf) est dynamique, c’est à dire qu’il peut évoluer dans le temps et l’erreur peut donc revenir.
On peut supprimer (ou renommer) ce fichier, il sera recréé à la prochaine ouverture de FireFox. Cette opération réinitialise la page Options -> Applications.

Maj le 16 décembre 2016

Tiré de : http://support.icewarp.fr/index.php?_m=knowledgebase&_a=viewarticle&kbarticleid=387

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DNS pour Office 365

Voici la zone DNS à rajouter pour pouvoir utiliser office 365 avec votre domaine.

! N’oubliez pas de nous faire une demande afin de détruire votre domaine sur nos serveurs de mails.

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